#109: Homeoffice und Steuern: Welche Kosten Arbeitgeber übernehmen können

Der wachsende Trend zum Homeoffice, in dem mittlerweile 23,5 % der Beschäftigten arbeiten, bringt nicht nur Flexibilität, sondern auch finanzielle Belastungen für Arbeitnehmende mit sich. Diese tragen oft die Kosten für Strom, Heizung, Telefon, Internet und Bürobedarf. Arbeitgeber können jedoch bestimmte Kosten übernehmen und steuerfrei erstatten, beispielsweise bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln wie PC, Schreibtisch, Bürostuhl. Das gilt aber nur, wenn diese Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Bei privater Mitnutzung liegt hingegen regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, es sei denn, es handelt sich um Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte, für die eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG möglich ist. Eine pauschale Erstattung von Kosten wie Miete, Strom oder Internet führt immer zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Alternativ können nachgewiesene Betriebskosten, wie etwa Stromkosten, steuerfrei erstattet werden, sofern der Arbeitnehmer diese für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten belegt. Telefonkosten können bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, jedoch maximal 20 Euro im Monat, ohne Einzelnachweis steuerfrei ersetzt werden. Für ein häusliches Arbeitszimmer gilt ab 2023, dass es nur dann steuerlich berücksichtigt werden kann, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt und es sich um einen abgeschlossenen Raum handelt. Erfüllt das Homeoffice diese Voraussetzung, können entweder die tatsächliche Kosten oder eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr abgesetzt werden. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag geltend zu machen, auch ohne ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer. Das gilt z. B. für alle die in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch im Home-Office arbeiten. Fahrten vom Homeoffice zum Büro können als Reisekosten abgesetzt werden, wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Das gilt immer dann, wenn ein Mitarbeiter überwiegend im Home-Office arbeitet. Wenn wöchentlich einige Tage im Büro gearbeitet wird, liegt eine solche erste Tätigkeitsstätte am Büro vor. Dann gelten die üblichen Entfernungspauschalen, die jedoch bei der Erstattung steuerpflichtig sind. Bei der Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber hängt die steuerliche Behandlung davon ab, ob dies im Interesse des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmenden erfolgt. Handelt es sich um eine Vereinbarung im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, hat die Untervermietung des Arbeitszimmers an den Arbeitgeber Steuervorteile, da die Miete des Arbeitgebers steuerfrei bleieben kann. Ist das Interesse jedoch aufseiten des Arbeitnehmers, gelten die Zahlungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn.